Ayuda a los negocios a organizar su atención telefónica. Una centralita virtual permite plantear extensiones, horarios y distribución de llamadas de acuerdo con la forma de trabajar de cada empresa.
Una centralita organiza cómo entra una llamada, quién la atiende y qué ocurre cuando el equipo no puede responder. El diseño empieza por la empresa: horarios, personas, departamentos y forma de trabajar.
Atender bien una llamada empieza por saber quién debe recibirla y qué ocurre si esa persona no está disponible. El diseño de una centralita define el recorrido de la llamada: bienvenida, selección de departamento, grupo de atención o respuesta fuera de horario. La tecnología debe acompañar al proceso del negocio, no complicarlo.
Dibuja qué sucede cuando un cliente llama: saludo, selección de departamento y destino. Define también las situaciones de espera y ausencia. Un recorrido sencillo suele ser más fácil de entender para el usuario y de mantener para el negocio.
Recoge cuántos usuarios hay y desde dónde atienden. Teléfono de mesa, aplicación u otras modalidades dependen de la solución elegida. La propuesta debe identificar extensiones, equipos y conectividad, sin suponer que todos los puestos necesitan lo mismo.
La apertura del negocio, los periodos de ausencia y los festivos necesitan una respuesta definida. Explica qué escucha quien llama y qué opción tiene para continuar. La información debe ser coherente con el modo real de atención de la empresa.
La muestra de incidencias permite ver cómo se conserva una consulta y su seguimiento. Es una referencia visual para la atención posterior de una solución de empresa; las funciones de telefonía se concretan en la propuesta.
Se identifican usuarios y necesidades.
Se decide cómo entran y se distribuyen las llamadas.
Se preparan números, extensiones y equipos.
Se comprueba el funcionamiento y se acompaña al negocio.
Una propuesta comprensible distingue cada parte del servicio y explica cómo se relaciona con su uso.
| Concepto | Qué significa en la propuesta | Cómo lo explicas |
|---|---|---|
| Numeración | Números de entrada y conservación cuando proceda. | Revisar requisitos antes de planificar la puesta en marcha. |
| Extensiones | Usuarios o puestos de atención. | Relacionarlas con la forma de trabajar del equipo. |
| Distribución | Recorrido, grupos y alternativas. | Diseñar qué sucede cuando nadie responde. |
| Dispositivos | Equipos o aplicaciones admitidos. | Comprobar conectividad y compatibilidad. |
La empresa quiere que las llamadas lleguen al equipo adecuado. Se define una bienvenida, los destinos de cada departamento y la respuesta fuera de horario. La propuesta identifica usuarios y dispositivos. La puesta en marcha comprueba cada recorrido antes de incorporar la solución al trabajo diario.
Situación ficticia para ilustrar el proceso. No es un testimonio de un cliente.La relación comercial, la explicación de la oferta y la atención del cliente forman parte del valor que aportas como operador.
Estudia tu margen comercial ↗Resolvemos las dudas habituales de centralita virtual para que puedas preparar tu propuesta con más contexto.
Consultar mi proyectoLas funciones se concretan en la propuesta: extensiones, horarios, locuciones, grupos u otras opciones disponibles. No todas las configuraciones incorporan lo mismo.
Puede estudiarse la portabilidad de la numeración, previa comprobación de los requisitos y del procedimiento aplicable.
Solo cuando la opción esté disponible y se configure adecuadamente. Antes de utilizarla hay que establecer el procedimiento y la información que corresponda a los usuarios.
Es una identificación interna de un usuario o puesto dentro de la solución. Su función y uso se definen en la configuración elegida.
Es el mensaje que orienta a quien llama. Puede informar del negocio o formar parte de un recorrido de atención según la solución.
Puede estudiarse una estructura con varias ubicaciones, revisando equipos, conectividad y funciones disponibles.
La alternativa se diseña: otro destino, grupo, buzón u otra opción disponible. Debe quedar clara antes de la puesta en marcha.
Cuéntanos qué servicios quieres ofrecer, a qué clientes te diriges y cómo trabajas. Prepararemos contigo el alcance y las condiciones de tu propuesta.